Diagnosis on the production and preservation of archival documentation in digital media in the framework of the Federal University of Goiás
DOI:
https://doi.org/10.5433/1981-8920.2018v23n3p230Keywords:
Document management, Digital archival document, Digital preservationAbstract
Introduction: The use of Information and Communication Technologies has brought challenges related to digital preservation. Objective: Diagnosis of the production and preservation of archival documents in digital format at the Federal University of Goias (UFG) and mapping of Brazilian legislation on digital documents. Methodology: Quantitative research; bibliographical and documentary; questionnaire on the situation of the production and storage of the digital archival documents in the UFG’s academic units and analysis of the Brazilian legislation on digital documents. Results: Participants' performance profile: coordinators of undergraduate courses (54 replies), coordinators of stricto sensu (44 replies), coordinators of research (16 replies), coordinators of postgraduate lato sensu (10 replies) and extension Coordinators (6 replies). Period of digital documents creation: from 2000 to 2015. 43% stated that most documents are original digital natives, without digital authenticity. Criteria for the organization of digital documents: subject (65%), date (49%). Document storage locations: 84% on UFG computers, 47% on CDs or DVDs, and 6% on remote storage ("cloud"). 55% of coordination do not use preservation strategy. 21 normative instruments on digital objects and preservation were found. Conclusions: The results of the research are important to justify the need to implement actions that include guidelines on the production, use, processing, evaluation and storage of documents, both in paper and digital media. One of the actions that were driven by the present research was the approval of Resolution n. 045/2017, which instituted the Preservation Policy of Digital Archives of UFG.Downloads
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Published
2018-12-27
How to Cite
Rezende, L. V. R., & Costa, N. R. da. (2018). Diagnosis on the production and preservation of archival documentation in digital media in the framework of the Federal University of Goiás. Informação & Informação, 23(3), 230–259. https://doi.org/10.5433/1981-8920.2018v23n3p230
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