The role of archivists in the management of digital records in the public administration of the Federal District
challenges and contributions
DOI:
https://doi.org/10.5433/1981-8920.2026v31n2p165Keywords:
archivist, digital records management, public administration, Federal District[, archival policiesAbstract
Objective: to analyze the role of archivists in the management of digital documents within the Public Administration of the Federal District.
Methodology: a qualitative, documentary, and bibliographic research was carried out, involving the analysis of district regulations, public recruitment notices for archivists published between 2004 and 2023, and administrative structures related to records management. Content analysis was applied as a methodological procedure to systematize and interpret the collected data.
Results: findings indicate that the Government of the Federal District’s regulatory framework addresses several stages of the records lifecycle, but reveals critical gaps concerning authenticity and reliability (B3) and interoperability and technical standards (C2). It was also observed that recruitment notices still emphasize traditional functions rather than digital records management, and that administrative structures do not always assign archivists a strategic role.
Conclusions: the role of archivists in digital records management within the Government of the Federal District remains limited and undervalued, although it is strategic to ensure efficiency, security, and transparency. Thus, there is evidence of the need for regulatory strengthening, professional recognition, and institutional adjustments to consolidate consistent and reliable digital records management.
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